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巡回報告書の作成

みなさんこんにちはグスクです。

 

今日は私が管理会社に努めていたころのお話と

最近リリースし始めた新商品のご紹介をしたいと思います。

 

管理課のみなさんが日々行なっている

「物件巡回」

 

物件に行った際には色んなところをチェックして

劣化しているところや不具合が起こっている箇所があれば写真を撮り

オーナー様へ報告をしていると思います。

 

よく見て回る項目としては

・外壁の状況

・共有部の清掃状況

・設備の劣化具合

・電球やブレーカーの状況…など

ですかね。

 

時間に余裕があれば見て回る項目はいっぱいあると思います。

 

ただ、報告箇所があればあるだけ

巡回報告書の作成が大変になるわけです。。

 

私が以前勤めていた会社では、そもそも巡回報告書の雛形すらありませんでした。

 

オーナー様への報告方法としては電話での報告が基本的。

口頭で伝えてもオーナー様からするとイメージが湧きにくいものです。

 

オーナー様から信頼があったから、修繕の承諾を得られていたものの

状況によっては報告したあと現地で待ち合わせて説明を行なったり、

オーナーからの要望箇所を写真に撮ってメールを送るといった作業が発生していました。

 

そこで私は写真付きの報告書を『Excel』で作って報告していたのですが

このExcelの雛形を作るのも、作る度に写真のサイズを合わせたり…

写真を挿入するにも写真をPCに入れる手間があったりと時間を取られていたのです。

 

私はどうにか効率化したいと

Excelに挿入すると写真のサイズがセル内に収まるよう

自動調整できる設定を調べて組み込んでいました。

ただ、設定を完了するには地味に時間がかかりましたね…。

 

 

多くの管理会社で同じような無駄な時間や

巡回報告書の作成の手間がかかっていると思います。

 

そこで弊社のデザイナー:ミキTが提案してくれた

巡回報告書簡単作成ツール『ピトパ』が誕生しました!!

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巡回報告書簡単作成ツール

 

owners-age.com

 

ピトパを使えばスマホで撮った写真はクラウド上でPCと共有できますし

 

保存しておいた写真をフォーマットに組み込むだけで

簡単に巡回報告書を作成できてしまうのです!!

 

【使い方】

・リフォーム提案(before/after)

・物件までの道案内地図

・モデルルームイメージ提供

・料理の作成レシピ 笑

などなど

 

マジで便利だと思う。

しかも月額9,800円と安い。。

 

もし従業員1名が巡回報告書の作成に月間2〜3時間使っているのなら

売上を上げる機会損失になっています。

 

従業員10名が18分以上巡回報告書の作成に時間を使っていたら(´・ω・`)

従業員50名が3.6分以上巡回報告書の作成に時間を使っていたら…( ;∀;)

 

規模が大きくなればなるほど

機会損失が生まれています。

 

私が以前勤めていた会社では年間の総売上を従業員の時間で割って

従業員1名あたりの労働生産性を共有していました。

1時間あたりの人件費、1時間あたりに売り上げる目標金額というものを

従業員一人ひとりが把握して業務にあたっていました。

 

私が初めて巡回報告書の作成に費やした時間は2時間。

サイズ自動調整の設定は30分以上かかりました。

 

私は巡回報告書の作成に多くの経費と機会損失が発生していることに

凄く無駄を感じました。

 

ただフォーマットがないと提案もうまくいかない。

見える形にすることは必要なんです。

 

見やすいフォーマットを作ることができれば

提案を通して売上をあげることが出来ます。

 

その『見やすいフォーマット』をオーナーズエージェントが提供します。

 

ピトパを使ってみませんか?

50名未満の会社は月額9,800円で利用できます。

owners-age.com

 

詳しいお問合せは

オーナーズエージェント

代表TEL03-5339-0717

 

または

私、グスクまでお問合せ下さい★

yamashiro@owners-age.com